業務効率に興味がある小規模法人の経営者・経理の方向けの記事となります。

 「売掛金の管理、きちんと効率化できていますか?」の記事で売掛金管理・会計ソフトへのインポート・売上分析を1つのExcelで行うことをご紹介しました。今回は売上管理表から会計ソフトへインポートできるデータを効率的に取得する方法の詳細をご紹介します。

その月の顧客ごとの売上額を把握する

 顧客ごとの売上の請求書発行が月に一度だけであればそこまで気にせずインポートできますが、都度請求書の発行をする場合もあります。そんな時はSUMIFS関数を使って顧客ごとの売上額を集計しましょう。

SUMIFSの使い方

 SUMIFS(合計対象範囲、条件範囲①、条件①、条件範囲②、条件②、、、、、、)

 合計対象範囲には合計したい値が入力されているセル範囲を指定します。今回は売上金額が記載されている列全体を指定します。

 条件範囲①には「施工業者」の列を指定し、条件①には集計したい、横に配置している施工業者名を指定します。同様の手順で条件範囲②に「年」、条件範囲③に「月」を指定してあげれば顧客ごとのその月の売上額を集計することができます。

import書式への転記

 顧客ごとの売上額の集計ができれば、あとは別シートにいつものimportフォーマットを用意し、値が飛ぶようにしましょう。ついでにcsv保存もマクロで設定すると楽です。毎月必要な作業はなるべく簡便にしましょう。

 csv自動出力については「現金出納帳シートを会計ソフトに取り込む③」を参照ください。

 マクロについては難しい内容を覚える必要はありませんが、人の作ったプログラムを理解し、なんとなく修正できる程度になると効率化が進みます。個人的にはVBAエキスパートのベーシックの参考書が簡単ですが非常にわかりやすくてよかったです。ご興味ある方は是非手に取ってみてください。