会計ソフトへの入力作業の効率化に役立つ経費精算書のフォーマットについて記事にしました。札幌で効率化に力を入れている経営者・経理の方は是非ご一読下さい。

経費精算について

経費精算とは従業員が支払った経費を精算するための書類です。 経費精算は雑務が増え、また不正に繋がりやすいので、できるだけ避けたいところですが、特に営業担当等は一時的に自腹で立て替える機会が多くなるため避けては通れません。

経費精算書フォーマットについて

各従業員が別々のフォーマットを使用すると確認が大変になるため、会社が経費精算書のフォーマットを準備する必要があります。

証明書類を添付すること

経費精算をする際は、「領収書」「レシート」等に該当従業員の捺印をした上で、該当資料を添付してもらうのが一般的です。電車・バス等の公共交通機関の場合、領収書が発行されないので移動区間を記載するだけで添付は省略することが多いです。 経費精算書の記載内容と証拠書類との照合は上長・経理の二重チェック体制でミスをなくしましょう。

経費精算のタイミングについて

経費精算は月1にし、給与と一緒に振込処理をするのが効率的です。

会計ソフトへ直接取り込める経費精算書フォーマットについて

「従業員の入力sheet」と「会計ソフトへのインポートsheet」の2つのsheetを持ったExcelフォーマットを作成します。

従業員の入力sheetについて

従業員の記入する経費精算書フォーマットは何でもいいですが、各精算対象につき下記項目は記載する必要があります。

  • 日付
  • 勘定科目
  • 支払先
  • 取引内容
  • 支出額

参考までに私の所有法人では、下記のようなフォーマットにしています。

「勘定科目」については、「I列」の7~21行目の科目をプルダウンで選択する形式にしています(プルダウン形式にしたいセルを選択した状態で、「データ」⇒「データの入力規則」⇒「リスト」⇒「元の値」にプルダウンの選択先のセルを入力)。
使用する「勘定科目」毎に消費税の区分を「L列」に記載しています(各従業員にいじられると嫌なので「グループ化」によって隠せるようにしています)。

インポートsheetについて

「インポートsheet」は下記のように作成します。

「D・E・I列」は「入力sheet」の各経費項目の入力内容をそのまま引っ張るだけです。
「H列」の消費税区分は、今回「VLOOKUP関数」を使用して「入力sheet」に隠している「L列」の課税区分を引っ張るようにしました。
※「軽減税率」については少し面倒ですが、会計ソフトに取り込んだ後に修正するようにしています。

「L列」に従業員の名前を引っ張ってくることにより、各従業員の経費精算状況を補助科目ごとに確認できるようにしています。

上記経費精算書Excelを社内の共有サーバーに保存してもらうことにより、会計ソフトへの入力作業を短縮することができます。ちょっとした内容にはなりますが、従業員の数が増えると馬鹿にならない効率化になります。