札幌の小規模事業者・小規模法人向けの記事となります。
2022年1月から電子取引データ（メール受信した請求書等）の保存ルールが変わり、要件を満たした方法で電子保存する必要があります。
全事業者強制適用となり、現状のように電子データを印刷して紙保存という方法では違法となるため、注意が必要です。
※紙でもらった請求書・領収書等は現状通り紙のまま保存で問題ありません。
概要
この記事で対象にしている電子取引データとは
取引先から紙ではなく電子データで受けた（又は取引先に電子データで提供した）契約書・請求書・領収書等で、主に次の内容が考えられます。
- メールによる請求書・領収書（添付ファイル又は本文）
- 楽天・Amazon等のオンラインで決済した際の領収書
この記事で対象にしている方
電子帳簿保存法により、紙データ（請求書や領収書等）をスキャンし電子文書として保存することも認められています。 しかし、その電子文書は一定期間内にタイムスタンプを付与する等の要件を満たす必要があり、予算・人員に制限のある中小企業にはハードル（タイムスタンプは導入費用と毎月の利用料が発生します）が高くなっています。 この記事は、紙データは紙データとして保存している中小企業・中小事業者を対象としています。
2022年1月以降何がどのように変わるのか
現状（2021年12月以前）はデータで受け取った請求書・領収書は印刷し、紙で保存しなければなりません。
それが2022年1月以降、データで受け取った請求書・領収書は、所定の保存方法によりデータ保存しなければならなくなります。
紙又は電子データによる保存が認められるという内容ではないため、現状のように、データで受け取った領収書を印刷して紙保存することは認められず、注意が必要です。
※上記は電子取引の話ですので、紙で受け取った領収書等は現状も2022年1月以降も紙のまま保存すれば問題ありません。
罰則について
税務調査時に違反を指摘され、青色申告を取り消される可能性があります。その結果、欠損金の繰越ができなくなる等により、追徴課税を納める羽目になる可能性があります。 また、会社法第976条の保存義務違反として100万円以下の過料に科される可能性もあります。
2022年1月以降の電子取引の取引情報の保存方法について
電子帳簿保存への対応のためにシステム投資をするのは小規模法人・小規模事業者にとって現実的ではありません。 関口達也税理士事務所では2022年1月以降の電子取引データ保存について下記２つの実践により対応することを小規模法人・小規模事業者へお勧めしています。
- 訂正削除の防止に関する規定を定める
- 取引年月毎のフォルダを作成し、所定のファイル名で保存する
訂正削除の防止に関する規定を定める
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の真実性を確保するために、「電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規定」を定める必要があります。要は、保存している電子取引情報のデータ改ざん等を防ぐための規定です。 「電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規定」のサンプルは「国税庁の各種規定等のサンプルページ」にあるので、自社用に活用してください。
取引年月毎のフォルダを作成し、所定のファイル名で保存する
保存先はパソコンでもサーバー上でも問題ありません。7年間間違いなく保存する必要があることを考えると、dropbox又はワンドライブ等を使用するのがおすすめです。 その保存先に取引年月毎のフォルダを作成し、ファイル名「日付_取引先_金額」（例.「20210101_㈱Giraffeコンサルティング_110000請求書」)で請求書等の電子取引データを保存すれば要件を満たすことができます。 （又は索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索できるようにする方法がありますが、少し面倒です。）
（「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」の問12・24参照）
今回の電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプの要件が緩和されるなど大きな企業にとっての電子帳簿保存のハードルが下がりました。 その一方で、今まで電子帳簿保存に関係が薄かった小規模法人・小規模事業者でも、経費のAmazon購入などによる領収書の保存方法で電子帳簿保存法の影響を受けるようになってしまいました。 正直、小規模法人・小規模事業者にとっては規制強化のような内容になっていますが、この記事の内容を参考に対応して頂ければと思います。
