複数の取引先に対して売掛金が発生する小規模法人の社長・経理の方向けの記事となっています。

 BtoBの商売をやっていると売上は都度即日入金されるわけではなく、多くの場合は1か月間に発生した売上がまとめて締日の20日後ですとか1か月後に入金されます。この請求はしているがまだ回収期限の到来していない債権を売掛金といいますが、小規模法人の場合、この管理がうまくできていないケースが多い気がします。請求書を発行する、売掛金の管理をする、会計ソフトへ入力する、売上の分析をする、等の一つ一つの作業を別々のソフトでやっていることによりうまくいかないケースが多いです。

連動する内容はできる限り一つのソフトで完結するべき

 請求書の発行、売掛金の管理、会計ソフトへの入力といった行為は付加価値のあるものではありません。できるだけ時間をかけないためにも可能な限り一つのソフトに連動させ、無駄をなくすべきです。そして、付加価値を生む売上の分析をスムーズにできるよう、どんなデータを集計したいのか、あらかじめ考えておくといいでしょう

売上管理表

売上管理表抜粋

 例えば上記のような管理表を提供しています。会計ソフトに必要な日付、売上額、相手先の他に、売掛金管理のために回収方法、回収日付、回収額を加え、さらに売上分析のためにその売上に対応する原価、利益、営業担当者を入力してもらいます。

※本来は分析用にもっと入力項目を増やしますがお見せできるよう加工するのが大変なので省略します。

 これにより売掛金の残高管理は簡単にできます。差額が0円になっていない項目をタブで選択すれば未回収内容が一目瞭然です。

売掛残の項目だけ表示できます

会計ソフトへの入力

黄色部分を変更するとその月の得意先ごとの売上が表示されるようにしてます

 会計ソフトへのimportも上記のように月ごとに簡単にできます。使用する関数はSUMIFS、VLOOKUPくらいでしょうか。会計ソフトへの入力作業自体は付加価値がないためできるだけ効率的にやりましょう。

import書式

 上記import書式が自動でcsv出力されるようにマクロを組んでいます。

売上分析  

上部のマクロボタンで数字が更新されます

 上記画像のように得意先ごとの売上・利益・利益率の推移表、営業担当者ごとの売上・利益・利益率はリアルタイムで各営業担当が把握できるようにしておきましょう。リアルタイムで現状の数字がわかって初めて目標とのギャップを理解でき、そのギャップを解消するために策を打つことができます。

小規模法人では各数字をリアルタイムに把握できていない会社が多いため、目標と現状の数字を毎日把握するだけでも目標達成率が高まるケースが多いように感じられます。

この表もピボットテーブルと簡単なマクロ機能が使えれば便利に作ることができます。