法人の支払い関係はなるべく普通預金からの振込、引き落とし、又はクレジット払いにするべきです。そうすれば会計ソフトで直接そのデータを取り込むことができるためです。ただ、突発的に生じる少額の買い物や現金収入をすべてなくすことは難しいため、その場合はExcelで現金出納帳を作成し、そのデータを会計ソフトで取り込めるようにするのが実用的で効率的だと思います。現金で支払った領収書をスキャナ連動することもできますが、スキャナの読み取り不良が生じたり、普通預金から出金した額と領収書合計額が合わなくなり残高管理ができなくなるなど、効率的に運用するのはまだ難しそうです。また、スキャナ読み取りをした場合も、結局科目や摘要の入力は使い勝手の悪い会計ソフトに手動で入力しなければならず、それなら使い勝手のいいExcelにまとめて入力したほうが楽だと感じます。

※飲食店の方は現金の入出金を全てレジに登録するやり方もおすすめです。MFクラウドであればレジの現金を連動させることができます。領収書毎に登録しなければならないため、少し手間はかかりますが、レジで都度会計入力ができるため、後で苦労することがありません。この運用方法も、機会があればアップしようと思います。

都度入力する現金出納帳は上記のように、Excelのテーブル機能を使うと同じシートにずっと入力でき、後で分析しやすいためおすすめです。月ごとにシートを分けるのは後で加工しにくいためおすすめできません。

 「年」「月」はその月の分を後で引き延ばせばいい(セルの右下をドラッグする機能。すいません、名称がわかりません。)ので、ぼくは「年」「月」「日」を別セルで入力するシートが好みです。

 また、後でインポートしやすくするために、「年/月/日」となる数式を隣のセルにいれ、非表示にしておきましょう。(列番号(ここでいえば「E」)を選択した状態で右クリック、「非表示」を選択すれば非表示にできます。)DATE関数を使用すれば、(年のセル、月のセル、日のセル)を選択するだけでインポートしやすい日付を作成できます。

 作業を効率化するためにはこの現金出納帳シートを利用して会計ソフトのインポート用紙ができなければならないため、帳簿要件である、現金の「相手勘定」、「補助科目」、「取引内容」、経費の場合は「支払先」と入出金の「金額」を入力できるようにします。勘定科目は会計ソフトの勘定科目と正確に合致している必要がありますが、使用する勘定科目が分からなくて時間を無駄にするともったいないですし、使用する「相手勘定」は毎回同じ勘定科目としたいため、シートの右側に内容ごとの勘定科目一覧を載せるようにしています。

「相手勘定」のセル範囲を選択した状態で、Excel上部の「データ」の「データ入力規則」で入力値の種類を「リスト」にし、元の値に勘定科目のセル範囲を指定すれば、「リスト」で設定していない誤った勘定科目を入力するミスを防げます。

また、右端に記載は使用する勘定科目の消費税区分を記載します。後でインポート形式を作成しやすくするためです。

全体はこんな感じです。

 入力後は現金出納帳の残高が会社内にある現金残高と一致しているか、定期的にチェックしましょう。

 現金を使用したらその日のうちに記入するのが理想ですが、忙しければ週に1回まとめて記入してもいいでしょう。月に一度だと、流石に月のはじめに支出した内容を忘れてしまい、領収書が足りないなどで残高が合わなくなってしまうため、やはり週に1回は最低時間を作るべきだと思います。基本的に現金取引はしないようにしているはずなので、1週間に1回の作業も数分で終わるため、なるべく貯めずに処理して頂ければと思います。

 近いうちにここで作成した現金出納帳を利用して、インポート書式が自動作成できるやり方をご紹介したいと思います。