なるべく現金での支出をなくし預金からの振込や引き落とし、クレジットカードにより支払うことをすすめています。管理がしやすく、会計処理もミスなく楽になるからです。今回はクレジットカードにより支払った経費をどのように会計処理するかを考えます。
会計連動
弥生会計でもMFクラウドでも、会計ソフトにクレジットカード情報を登録すれば、クレジットカードを使用した日、金額、使用した相手の名前を会計に連動させることができます。その連動内容に適正な勘定科目を割り当て、消費税の課税事業者であれば取引内容を摘要欄に追記すれば、クレジット利用分の会計登録が完了できます。
デメリット
ただこの会計連動、2点デメリットがあります。
1つ目は、仕訳される日付が使用日となることです。使用日で登録するのは正しいのですが、クレジットの引き落としがあった時に未払金の残高が0円にならないため、計上額が本当に正しいのか、確認するのが大分大変です。クレジット明細をみればわかるのですが、時々前月締めたはずの日付の使用分が1月遅れて記載されていること（店側がクレジット会社へ提出するのが遅れることが原因のようです）があるため、毎月残高確認を行うのが現実的ではなくなり、万が一決算時点で残額がずれていた場合、誤りを正すのが非常に煩雑です。
2つ目は、消費税の課税事業者の場合、原則仕訳の摘要欄に相手名と内容を記載する必要があるのですが、連動機能では相手名しか記載がないため、使い勝手の悪い会計ソフト内で加筆をしなければならない点です。こういった作業は操作性の優れたExcelでやるほうがストレスがかかりません。
Csvのインポートによる会計処理
会計連動も作業者のミスがない前提では悪くないのですが、現状ではcsvのインポートによる方法をお勧めしています。
クレジットカード明細はネット上で簡単にcsv出力することができるため、その出力したデータをインポート形式のExcelに貼り付け、必要に応じて加筆・修正をしたcsvを会計ソフトに取り込みます。以下では弥生会計の場合を想定しています。
利用先と利用金額のコピペ
上記のようなシートを使用しています。クレジット明細から抜き取る必要な項目はカードの利用先と利用金額のみです。該当箇所にペーストします。
修正・加筆
クレジット明細に何度か登場する利用先の場合、勘定科目が自動で変換されるように数式を組みましょう。修正項目欄の右に利用先とそれに対応する勘定科目の表を作成し、VLOOKUP関数を使います。該当しない際に「仮払金」勘定をあらかじめ表示させたい場合はIFERROR関数を使うといいと思います。
過去に利用されていない先で勘定科目が表示されていない箇所は手動で勘定科目を入力します。
インポート用紙はこのようになります。使用しない行以下はcsv出力前にdeleteしましょう。
CSV出力
上記作業を行えば、後はCSV出力し、会計ソフトにインポートするだけです。このCSV出力も、効率化できる部分なので、マクロでボタンを作ってあげましょう。繰り返し作業はなるべく減らす努力をすると、効率化スキルが高まります。
ＣＳＶ出力のマクロ式は下記記事を参照してください。
参照：CSV出力とインポート
インポート用紙の各数式は基本的には現金出納帳のインポート様式と同じです。一度必要なExcel関数を覚えてしまえば応用は簡単です。
クレジット利用の仕訳は連動でもいいですが、インポート形式のほうが、①締め日で登録ができ残高確認が容易であること、②摘要の加筆がExcelのほうが楽、なことからインポート形式を現状ぼくはやっています。両方試してみて、自分に合った方法をとるのがいいかもしません。
