クラウド会計は本当に必要？導入メリット・デメリット

クラウド会計は本当に必要？導入メリット・デメリットを札幌の税理士が徹底解説

昨今、マネーフォワード（MFクラウド）やfreee（フリー）、弥生Nextといった「クラウド会計ソフト」の導入を進める企業や個人事業主が全国的に急増しています。しかし、札幌市内や北海道内の経営者様からは、「本当にうちのような規模の会社にクラウド会計が必要なのか？」「今までのインストール型ソフトやExcel（エクセル）での管理で十分ではないか？」という疑問や不安の声をよく耳にします。

実は、クラウド会計は単に「流行っているから」「DX（デジタルトランスフォーメーション）が推奨されているから」という理由だけで導入するものではありません。自社の事業規模や日々の取引内容、 取引習慣そして北海道特有の広大なビジネス環境や、冬の積雪をはじめとする地理的要因に合致しているかを見極めることが非常に重要です。

本記事では、札幌で多くの起業家・中小企業経営者様のバックオフィス効率化や財務改善をサポートしてきた税理士の視点から、クラウド会計の本当の必要性と、導入によるメリット・デメリットを具体例を交えて徹底解説します。

札幌エリアで顧問税理士をお探しの方へ

札幌エリアでの顧問税理士選びや経理効率化・クラウド会計の導入支援でお悩みの方は、クラウド会計導入率100%を誇る【札幌】起業・会社設立・顧問税理士｜関口達也税理士事務所へお気軽にご相談ください。経営に集中できる仕組みづくりをトータルでサポートいたします。

—

そもそもクラウド会計とは？従来のインストール型との根本的な違い

クラウド会計とは、インターネット上のサーバーにデータが保存され、パソコンのブラウザやスマートフォンのアプリを通じて、どこからでもリアルタイムに会計業務を行えるシステムのことです。従来の「インストール型（デスクトップ型）」の会計ソフト（従来の弥生会計や勘定奉行など、特定のPCにソフトをCD-ROMやダウンロードで入れるタイプ）とは、以下のような根本的な違いがあります。

比較項目 クラウド会計（マネーフォワード・freee等） インストール型会計ソフト（従来型）
データの保存先 インターネット上のクラウドサーバー 特定のパソコン（PC）のハードディスク
アクセス環境 ネット環境があれば、PC・スマホ等でどこでも可能 ソフトをインストールした特定のPCのみ
データの自動連携 銀行口座やクレジットカード、POSレジ等と自動連携可能 原則として手入力、またはCSV等での手動取り込みが必要
法改正・アップデート 常に自動で最新版に無料アップデート バージョンアップ版の購入や手動での更新作業が必要
バックアップ サーバー側で自動バックアップ（紛失リスクなし） ユーザー自身がUSBや外付けHDD等へ手動保存

インストール型は「特定のパソコンの前に座らなければ経理作業ができない」「法改正のたびに買い替えやバージョンアップの追加コストがかかる」「PCが壊れたらデータが消える」という致命的な制約とリスクがありました。これに対しクラウド会計は、インターネットさえ繋がればデバイスを選ばずに作業ができ、経営のスピード感を劇的に高めることができます。

—

クラウド会計を導入する4つの絶大なメリット

クラウド会計を導入することで、具体的にどのような恩恵を受けられるのでしょうか。経営者や経理担当者にとって、日々の業務効率が劇的に変わる4つのメリットを解説します。

① 銀行口座やクレジットカード、請求書ソフトとの自動連携による「仕訳の自動化」

クラウド会計最大のメリットは、金融機関のオンラインバンキングやクレジットカードの明細データを自動で取り込める点にあります。

例えば、地元の北洋銀行（北洋ビジネスダイレクト）や北海道銀行（道銀ビジネスダイレクト）、さらには北海道内に本店を置く各信用金庫（北海道信用金庫、室蘭信用金庫、苫小牧信用金庫など）のネットバンキング口座をクラウド会計に連携させます。すると、毎月の事務所家賃の支払い、北ガスやほく電の光熱費引き落とし、取引先からの売掛金の入金データなどが、人間の手を介さずにすべて自動でソフト内に吸い上げられます。

また、クラウド会計であればレジや請求書ソフトとの自動連携も可能で、売上データを自動で吸い上げることができます。

経営者や経理担当者は、AIが過去の傾向から自動提案してくれた「地代家賃」「水道光熱費」「売掛金」といった勘定科目を確認し、クリックして「登録」ボタンを押すだけで仕訳が完了します。従来の、通帳のコピーを見ながら電卓を叩き、キーボードのテンキーで一つひとつ数字と文字を打ち込む作業が不要になります。これにより、手入力によるミス（打ち間違い、金額の桁ズレ、二重計上）を完全にゼロにすることが可能です。

② 場所と時間を選ばない「リアルタイムの経営状況把握」

データがクラウド上にあるため、経営の「今」をオフィス以外の場所からでもリアルタイムに確認できます。

例えば、札幌市中央区の本社を離れて、旭川や函館の現場に出張している最中であっても、社長が手元のスマートフォンでアプリを開くだけで、「現在の現預金残高」「今月の売上推移」「経費の発生状況」などを一目で把握できます。わざわざ社内の経理担当者に「今の試算表を印刷してメールで送って」と頼む必要がなくなります。融資の申し込みや急な設備投資の意思決定など、スピード感が求められる局面で大きな強みを発揮します。

③ 税理士とのデータ共有・コミュニケーションの劇的な効率化

従来のインストール型ソフトの場合、税理士に月次データをチェックしてもらうために、バックアップファイルをメールで送ったり、USBメモリに保存して郵送や手渡しをしたりする手間が発生していました。さらに、税理士がデータを修正している間は、自社側で新しい入力を進められないという「データの先祖返りリスク（上書きミス）」もありました。

クラウド会計であれば、税理士と経営者が「全く同じリアルタイムの画面」を同時に共有できます。札幌の税理士事務所と離れた場所に会社があっても、Chatwork（チャットワーク）やLINE、Zoomなどを用いて「この仕訳の処理はどうすべきか」といった相談がその場でスムーズに完結します。資料のやり取りにかかる時間や、訪問のための調整コストが大幅に削減されます。

④ インボイス制度や電子帳簿保存法などの複雑な法改正への自動対応

近年、日本の税制や経理関連の法令は目まぐるしく変化しています。インボイス制度（適格請求書等保存方式）への対応や、電子帳簿保存法に定められた電子取引データの適切な保存ルールなど、小規模な事業者であっても厳格なコンプライアンスが求められる時代になりました。

クラウド会計であれば、これらの法改正に伴うシステムの改修や新機能の追加が、追加料金なしで自動的に行われます。ユーザーが意識することなく、常に最新の法令に準拠した形式で経理業務を行える安心感は、経営者にとって非常に大きな精神的メリットです。

関連情報チェック

クラウド会計を導入する前段階として、そもそも中小企業や個人事業主が日々行うべき経理業務のスケジュールや全体像を正しく把握しておくことは必須です。税金や社会保険の具体的な納期や手続きについては、当事務所のこちらの解説記事「経理業務について」で詳しくまとめていますので、ぜひ合わせてご一読ください。

—

【失敗を防ぐ】クラウド会計導入のデメリットと注意点

非常に便利なクラウド会計ですが、すべての企業にとって万能というわけではありません。導入後に「こんなはずじゃなかった」「かえって手間が増えた」と後悔しないために、以下のデメリットや注意点をしっかりと把握しておく必要があります。

① 月額・年額のランニングコスト（固定費）が発生する

インストール型ソフトは「一度購入すれば、法改正がない限り数年間は追加費用なしで使い続けられる」というメリットがありましたが、クラウド会計は基本的に「月額課金または年額課金（サブスクリプション方式）」です。事業を継続する限り、毎月数千円〜数万円の利用料金が固定費として発生し続けます。

ただし、法改正ごとの買い替え費用や、経理担当者の作業時間を削減できる人件費の費用対効果を天秤にかければ、多くのケースでクラウド会計の方がトータルコストを抑えられます。

② 初期設定（導入初期）にある程度の知識と手間が必要

クラウド会計は「導入したその日からすべてが全自動になる」という魔法のツールではありません。

最初の1〜3ヶ月は、銀行口座のAPI連携の設定を行ったり、自社の取引内容に合わせた「仕訳のルール」をAIに学習させたりする初期設定の作業が必要です。この初期設定を正しく行わないと、自動連動されたデータが間違った勘定科目に振り分けられ続け、かえって残高試算表がめちゃくちゃになってしまうというリスクがあります。

関連情報チェック

クラウド会計であってもインストール型であっても、毎月の残高確認や月次損益の比較といった「基本のチェック作業」は欠かせません。具体的な会計ソフトへの入力の流れや、試算表の損益計算書（PL）をどう見ていくべきかについては、こちらの記事「会計ソフトへの入力方法と残高確認・月次損益の比較方法について」で初心者向けに分かりやすく解説しています。

③ インターネット環境がないとアクセスできない

すべてのデータがネット上にあるため、万が一オフィスのインターネット回線が切断された場合や、クラウド会計ソフト側のサーバーに大規模なシステム障害が発生した場合は、一時的に会計業務や数字の確認が一切できなくなるリスクがあります。モバイルWi-Fiやスマートフォンのテザリングなど、代替の通信手段を用意しておくことが推奨されます。

④ 現金取引が多い事業（店舗など）では自動化の恩恵が薄れる

飲食業や小売業、美容室など、現金での売上や、小口現金による消耗品・経費の精算が频繁に発生する事業の場合、領収書やレシートを見ながら手入力する割合がどうしても高くなります。すべてを現金でやり取りしているような状態では、クラウド会計の「自動連携」という強みを最大限に活かしきれない場合があります。（※現金売上については、最近はAirレジやスマレジなどのPOSレジアプリと連携させることができます。ただ、現金支払いの領収書のスキャン・スマホ撮影→自動読取（OCR機能）機能はまだ使い勝手がそこまでよくないので、やはり現金支払いが多い会社だとクラウド会計導入のメリットが薄らぎます。）。

関連情報チェック

現金でのやり取りが多い小規模法人や、従業員が経費を一時的に立て替える機会が多い会社では、社内の経費精算の仕組み自体を効率化することが先決です。会計ソフトへスムーズに取り込めるExcelフォーマットの活用法などについては、こちらの記事「経費精算書の効率化」で実務的なノウハウを紹介しています。

—

札幌・北海道の事業者がクラウド会計を導入すべき「地域特有」の3つの理由

全国的に導入が進むクラウド会計ですが、実は札幌をはじめとする北海道の事業者こそ、首都圏や他地域以上に導入するメリットが大きいと言えます。北海道のビジネス環境ならではの具体的な理由を3つ挙げます。

理由①：広大な土地ゆえの移動コスト・時間コストの劇的削減

北海道は周知の通り非常に広大です。札幌市中央区に本店やオフィスを置きながら、北区や白石区、手稲区などの離れた場所に現場を持っていたり、小樽市、千歳市、苫小牧市、あるいは旭川市、函館市などに支店や店舗を展開している事業者様も少なくありません。

従来の経理では、各拠点の領収書や請求書を郵送で本社に集めたり、社長自らが車を運転して税理士事務所へ資料を届けに行ったりしていました。クラウド会計を導入すれば、各拠点の担当者がスマホで領収書を撮影してアップロードするだけで、札幌の本社や税理士の手元に一瞬でデータが共有されます。広大な北海道だからこそ発生していた「移動のためのガソリン代」「郵送代」「移動にかかる時間」という目に見えないサンクコストを劇的にカットできます。

理由②：冬の激しい積雪・悪天候時のリモートワーク（在宅経理）の実現

札幌の冬は、毎年のように激しい積雪や吹雪に見舞われます。大雪によってJRやバスなどの公共交通機関が麻痺したり、道路が大渋滞して通勤に通常の数倍の時間がかかったり、車がスタックしたりすることは冬の日常茶飯事です。

会社のデスクトップPCにしか会計ソフトが入っていない場合、経理担当者はどれほど悪天候であっても「経理処理や給与計算のために」出社せざるを得ません。しかし、クラウド会計であれば、自宅のPCから安全に会社の経理業務を遂行（リモートワーク）することができます。スタッフの安全を守りつつ、冬の悪天候下でもバックオフィス業務をストップさせないための強力なBCP（事業継続計画）対策となります。

理由③：冬の凍結路面を回避！地元銀行のネット連携メリット

前述の通り、北洋銀行や北海道銀行などのネットバンキングとクラウド会計を連携させることで、オフィスのPCや自宅のスマホからすべての入出金履歴が確認できます。これにより、「通帳記帳と残高確認のためだけに、冬のツルツルに凍りついた道や猛吹雪の中、銀行のATMまで何度も往復する」という過酷でリスクのある作業から完全に解放されます。時間を一分一秒でも有効活用したい札幌の起業家・経営者にとって、この物理的な移動の削減は非常に大きな価値を持ちます。

—

【結論】クラウド会計は本当に必要か？自社に最適な選択をするために

結論として、クラウド会計は「これからの時代、生産性を向上させて生き残るために、ほとんどの中小企業・個人事業主にとって必要不可欠なツール」と言えます。

特に、以下のような特徴を持つ札幌・北海道の事業者様は、今すぐ導入を検討すべきです。

  • 起業直後・会社設立まもない新設法人や個人事業主の方
  • 社長自らが夜間や休日に経理を行っている、または社内の経理リソースが不足している企業
  • 銀行振込やクレジットカード決済、POSレジ（Airレジやスマレジ等）を多用している事業
  • リアルタイムなキャッシュフローを把握し、アグレッシブな黒字化経営・売上拡大を目指したい経営者
  • 冬の積雪時期でも滞りなくバックオフィス業務を行える環境を作りたい会社

一方で、「どうしてもPCやITツールの操作に強い抵抗がある」「自社で初期設定を行う時間やノウハウが全くない」という場合は、無理に自社だけでクラウド会計を導入しようとすると、設定ミスを連発して挫折してしまう原因になります。

そのような場合は、クラウド会計に強い税理士事務所に初期設定から運用の軌道修正までを丸ごとサポートしてもらうか、あるいは思い切って「領収書や通帳のコピーを丸投げして、税理士側にクラウドでの記帳代行を依頼する」という方法が最も賢い選択肢となります。

関連情報チェック

会計ソフトの選定だけでなく、日々のメール処理やタスク管理といった日常のパソコン実務全体をスピードアップさせることも、経営者の貴重な時間を創出するために重要です。当事務所では経理以外のIT効率化も推奨しており、こちらの記事「経理業務効率化のためのショートカットキー～Outlook編」なども業務改善のヒントとして非常に好評をいただいています。事務作業全体のスピードを上げたい方は一読の価値ありです。

—

まとめ：札幌でクラウド会計の導入に迷ったら専門家に相談を

クラウド会計は、導入時の初期設定さえ正しく乗り越えれば、面倒な仕訳作業を自動化し、経営のリアルタイムな「数字」を可視化してくれる非常に強力な武器になります。特に、拠点間の移動コストや冬の積雪リスクがある札幌・北海道のビジネス環境においては、経営の足腰を強くする最大のDXツールとなってくれるはずです。

「マネーフォワードとfreee、弥生Nextのどれが自社に合っているのか分からない」
「インボイス制度や電子帳簿保存法に完全対応した設定を正しくできるか不安だ」

このようにお悩みの方は、ぜひ一度、クラウド会計の導入支援に特化した専門家へご相談ください。

札幌で創業融資・会社設立・経理効率化に強い【札幌】起業・会社設立・顧問税理士｜関口達也税理士事務所では、クラウド会計の導入率100%の実績を活かし、経験豊富な税理士本人がお客様のビジネスに最適な仕組み化を直接担当してご提案いたします。記帳代行から完全自計化（自社での入力）のサポートまで、御社のフェーズに合わせた柔軟な対応が可能です。

初回のご相談・ご面談は無料（対面・Zoom対応）となっておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。時間がない札幌の起業家・経営者様の面倒な経理時間を大幅に削減し、本業の売上アップに集中できる環境作りを全力でお手伝いいたします。

—

本記事で紹介した関連記事一覧

クラウド会計の導入と合わせて、バックオフィスの効率化や経理の基礎知識について学びたい方は、ぜひ以下の記事も参考にしてください。